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SPED- Serviço Público de Escrituração Fiscal faz parte do (PAC - Programa de Aceleração do Crescimento) do governo Federal, altera a o modo de envio das atuais obrigatoriedades dos livros e documentos contábeis e fiscais em papel, sendo substituídos por documentos eletrônicos.


1. O que é

1.1. SPED

Instituído pelo Decreto n º 6.022, de 22 de janeiro de 2007, o projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e constitui-se em mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes.De modo geral, consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se da certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital.

É composto por três grandes subprojetos: Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e a NF-e – Ambiente Nacional.
Representa uma iniciativa integrada das administrações tributárias nas três esferas governamentais: federal, estadual e municipal.
Mantém parceria com 20 instituições, entre órgãos públicos, conselho de classe, associações e entidades civis, na construção conjunta do projeto.
Firma Protocolos de Cooperação com 27 empresas do setor privado, participantes do projeto-piloto, objetivando o desenvolvimento e o disciplinamento dos trabalhos conjuntos.
Possibilita, com as parcerias fisco-empresas, planejamento e identificação de soluções antecipadas no cumprimento das obrigações acessórias, em face às exigências a serem requeridas pelas administrações tributárias.
Faz com que a efetiva participação dos contribuintes na definição dos meios de atendimento às obrigações tributárias acessórias exigidas pela legislação tributária contribua para aprimorar esses mecanismos e confira a esses instrumentos maior grau de legitimidade social.
Estabelece um novo tipo de relacionamento, baseado na transparência mútua, com reflexos positivos para toda a sociedade.

1.2. SPED Fiscal

A Escrituração Fiscal Digital – EFD é um arquivo digital, que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte.

Este arquivo deverá ser assinado digitalmente e transmitido, via Internet, ao ambiente Sped.

2. Como funciona
A partir de sua base de dados, a empresa deverá gerar um arquivo digital de acordo com leiaute estabelecido em Ato COTEPE, informando todos os documentos fiscais e outras informações de interesse dos fiscos federal e estadual, referentes ao período de apuração dos impostos ICMS e IPI. Este arquivo deverá ser submetido à importação e validação pelo Programa Validador e Assinador (PVA) fornecido pelo Sped.
Programa Validador e Assinador
Como pré-requisito para a instalação do PVA é necessária a instalação da máquina virtual do Java. Após a importação, o arquivo poderá ser visualizado pelo próprio Programa Validador, com possibilidades de pesquisas de registros ou relatórios do sistema.
Outras funcionalidades do programa: digitação, alteração, assinatura digital da EFD, transmissão do arquivo, exclusão de arquivos, geração de cópia de segurança e sua restauração.
Apresentação do arquivo
Em regra, a periodicidade de apresentação é mensal.

3. Legislação

 - Ato COTEPE/ICMS nº 38, de 10 de setembro de 2009 – Altera o Anexo Único – Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Fiscal Digital – EFD do Ato COTEPE/ICMS 09/08.
 - Ato COTEPE ICMS nº 29 de 17 de julho de 2009 – DOU 20/07/2009 – Altera o Anexo Único ao Ato COTEPE/ICMS 09/08, que instituiu o Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Fiscal Digital – EFD, a que se refere a cláusula quinta do Ajuste SINIEF 02/09, de 03 de abril de 2009.
- Ato COTEPE ICMS nº 15 de 19 de março de 2009 – DOU 08/04/2009 – Prorroga até 30 de setembro o prazo de entrega das EFD referentes aos períodos de apuração de janeiro a agosto de 2009.
 - Ajuste SINIEF 02, de 3 de abril de 2009 – DOU 08/04/2009 – Dispõe sobre a Escrituração Fiscal Digital.
-Ato COTEPE/ICMS nº 01 de 07 de janeiro de 2009 – altera relação de contribuintes de que trata o Protocolo ICMS nº 77/2008.
 -Lista Atualizada Jan2009 Obrigados EFD 2009 - Relação das empresas obrigadas ao Sped Fiscal em janeiro de 2009.
 -Ato COTEPE/ICMS nº 45, de 21 de novembro de 2008 – Altera dispositivos do Ato COTEPE ICMS nº 09/08.
 -Ato COTEPE/ICMS nº 30, de 18 de setembro de 2008 – Altera dispositivos do Ato COTEPE ICMS nº 09/08.
-Ato COTEPE/ICMS nº 19, de 23 de junho de 2008 – Altera dispositivos do Ato COTEPE nº 09/08
-Ato COTEPE/ICMS nº 09, de 18 de abril de 2008 – Dispõe sobre as especificações técnicas para a geração de arquivos da Escrituração Fiscal Digital – EFD.
-Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007 – Institui o Sistema Público de Escrituração Digital – Sped.
-Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006 – Institui a Escrituração Fiscal Digital – EFD.


A legislação específica de cada estado deve ser consultada no site da Secretaria de Fazenda do contribuinte.

4. Formas de Apresentação

4.1. Existe um arquivo SPED + EFD + ECD?

O SPED – Sistema Público de Escrituração Digital abrange, entre outros, os subprojetos EFD – Escrituração Fiscal Digital e ECD – Escrituração Contábil Digital. Cada um deles deve ser apresentado em arquivo separado.
4.2. Quantos arquivos devem ser enviados?
Um arquivo para cada mês civil de apuração dos impostos (ICMS e IPI).
4.3. Certificação Digital
A pessoa jurídica que possui estabelecimentos filiais, obrigados a EFD deverá adquirir certificado digital (e-CNPJ) para cada CNPJ a fim de assinar os arquivos digitais? Alternativamente, os arquivos digitais de todos os seus estabelecimentos poderão ser assinados com o certificado digital da pessoa física (e-CPF) responsável perante o CNPJ?
O certificado digital (e-CNPJ) de um determinado estabelecimento poderá assinar o arquivo da matriz e de suas filiais, bem como o e-CPF do representante legal da matriz cadastrado na RFB poderá assinar os arquivos das filiais.
4.4. Quem pode assinar a EFD?
O signatário da escrituração deverá atender a uma das seguintes condições:
a) Ser o informante da escrituração:
Se o informante for pessoa jurídica: a base do CNPJ (8 primeiros dígitos) do certificado do assinante deverá ser o mesmo do informante da escrituração (campo CNPJ do registro 0000). Somente será aceito certificado de pessoa jurídica (e-CNPJ ou e-PJ);Se o informante for pessoa física: o CPF do certificado do assinante deverá ser o mesmo do informante da escrituração ( campo CPF do registro 0000. Somente será aceito certificado de pessoa física ( e-CPF).b) Ser representante legal do informante da escrituração
Se o signatário da escrituração constar no Sistema CNPJ como representante legal do informante da escrituração.Perante o Cadastro do CNPJ, o do representante legal da empresa é único e isto o qualifica para assinar a EFD de qualquer das filiais.c) Ser procurador do informante da escrituração
Se o signatário da escrituração estiver atuando como procurador do declarante da escrituração devidamente habilitado no Sistema de Procuração Eletrônica com procuração para assinar escrituração fiscal em nome desse.A procuração deverá estar válida na data da transmissão do arquivo da escrituração fiscal. O tipo de certificado pode ser A1 ou A3.4.5. Como deve ser assinada a EFD?
O arquivo da EFD comporta apenas uma assinatura digital. O contribuinte poderá adotar a modalidade que melhor lhe convier: 1) o e-PJ ou e-CNPJ que contenha a mesma base do CNPJ (8 primeiros caracteres) do estabelecimento; 2) o e-PF ou e-CPF do representante legal da empresa no cadastro CNPJ. 3) a pessoa jurídica ou a pessoa física com procuração eletrônica cadastrada no site da RFB. Neste caso, a procuração assina por um estabelecimento.
4.6. Como obter um certificado digital?
O certificado digital pode ser obtido através de qualquer entidade certificadora, como a RFB. Na página www.receita.fazenda.gov.br, você poderá encontrar as respostas para suas dúvidas. Clicar no “banner” de Certificação Digital.
4.7. Sobre a assinatura do arquivo digital da EFD, usamos um equipamento de segurança (HSM) para armazenamento e guarda dos certificados digitais. O aplicativo PVA não tem acesso aos certificados, pois o mesmo se limita a procurar certificados instalados na máquina local. Isso vai continuar assim? Poderemos assinar o arquivo externamente e importar o arquivo já assinado para o PVA?
O PVA (Programa de Validação e Assinatura) procura somente certificados instalados na máquina, não sendo permitido assinar por qualquer outro processo. Não há previsão de ajuste no PVA neste sentido.
4.8. O validador não localiza certificados digitais emitidos pela SERASA, mas estes funcionam normalmente em outras aplicações. O erro apresentado é “nenhum certificado com as características necessárias foi encontrado. Para assinar a escrituração o certificado precisa pertencer a ICP Brasil e o CPF do certificado deverá ser igual ao CPF do respectivo signatário”. O que devo fazer?
Alguns certificados, como os emitidos pela SERASA, necessitam de uma atualização ou instalação de um driver. Entre em contato com a entidade certificadora para adquirir este driver.

5. Periodicidade

5.1. Qual a periodicidade da EFD?

Os arquivos da EFD têm periodicidade mensal e devem apresentar informações relativas a um mês civil ou fração, ainda que as apurações dos impostos (ICMS e IPI) sejam efetuadas em períodos inferiores a um mês, segundo a legislação de cada imposto.
* baseado nas informações oficiais da Receita Federal do Brasil em 03/01/2010


Roberto Dias Duarte
www.robertodiasduarte.com.br


Fonte: Roberto Dias Duarte - 04/01/2010